+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Можно ли регистрировать документ без адресата

Можно ли регистрировать документ без адресата

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переоформление права аренды

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Однократная и повторная регистрация документов. Советы по оптимизации.

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если: Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.

Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано. Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие: Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт , и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Регистрация входящих документов: Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз.

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя — он будет повторяться. Входящий номер документа должен быть уникален.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ. Процесс регистрации После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп или делается запись от руки: Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов.

Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре он называется визовый проделывается все то же самое. Приведенный штамп — самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить.

Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие — количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: Такая система индексации — вещь очень распространенная.

Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным. После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Регистрация документов

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации.

Прием, обработка и регистрация ДСП-документов 3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Главная Сакратар. Начало см. До вскрытия конвертов пакетов проверяются правильность доставки по адресу на конверте , целостность упаковки, сохранность печатей. Поступившие конверты пакеты вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций профсоюза и т.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Общие правила работы с документами 3. Доставка документов Доставка документов и иной корреспонденции в Общественную палату осуществляется средствами почтовой, электронной связи, а также нарочным порядком. Прием входящей корреспонденции Документы, поступающие в Общественную палату на бумажных носителях проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Председателем и передаются ответственному секретарю. Прием и первичная обработка документов осуществляется ответственным секретарем. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки. При обнаружении повреждений и отсутствии вложенных документов несоответствия их количества указанному по тексту составляется и регистрируется акт в двух экземплярах: Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Регистрация входящих документов

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. В процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрация фиксирует факт поступления документа в организацию и позволяет однозначно идентифицировать любой поступивший документ вне зависимости от подразделений, которые с ним работают. Фактически регистрационный номер дает документу уникальное в пределах организации наименование, по которому сотрудники способны однозначно идентифицировать документ.

Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно.

Сараева Наталия эксперт журнала Как должна быть оформлена отметка о получении документа на нем самом, чтобы однозначно свидетельствовать этот факт? Как пытаются увильнуть от этого, указывая лишь часть необходимых сведений? И как с этим бороться?

Однократная и повторная регистрация документов. Советы по оптимизации.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

10 любимых ошибок в управлении документами

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается адресату либо на почту. 2. Рекомендуется не регистрировать документы, которые не требуют финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма.

Правила регистрации документов Входящие письма: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Справка Регистрационный номер В соответствии с этими государственными регламентами, регистрационный номер представляет собой комбинацию порядкового номера документа и буквенного обозначения.

Некоторые секреты входящих документов

Работа с входящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Организация документооборота на предприятии

.

.

.

Добиваемся подтверждения факта получения документа

.

.

Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Симон

    Тарас теперь все pediki должны будут писать расписки! ХХХХ ХХХХ ха-ха-ха!

  2. persmincpulba

    Инспектора звали Волк Иван Иванович ,и это не прикол!

  3. Клеопатра

    Добрый но безплатно непулуч.так как сам юрист адвокат дирут дохрена денег,вариант только колективно напр.5-10человек тогда юрист адвокат будит дешевле

  4. czechantua

    Подождите, а если женщина после подписания разрешения на секс придет в полицию и заявит, что секс был не один, а два раза, то это будет считаться изнасилованием или нет? И как доказать обратное?

  5. cheltaykholap

    Вопрос: отменяются ли гос. Проверки предприятий на время действия военного положения.

  6. Радислав

    Название к ролику не соответствует действительности.

  7. Илья

    А могут ли обязать сказать свой пароль от компьютера?

© 2018 sideshowpressonline.com