+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Нужно ли разделять номенклатуру по отделам если небольшая организация

Нужно ли разделять номенклатуру по отделам если небольшая организация

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Загрузка в 1С 8.3 из Excel номенклатуры

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел которые потом будут переноситься на их обложки , как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение.

Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Для нас здесь важно следующее: Надо учитывать, что номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ.

Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела. Конкретные функции номенклатуры таковы: Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел; каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов.

Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов; нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре; классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры; номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного. Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами: Государственной системой документационного обеспечения управления и Основными правилами работы архивов организаций.

Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Порядок разработки и оформления номенклатуры дел Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Пример 1 Свернуть Показать Номенклатура дел на год должна быть разработана в последнем квартале года и введена в действие с 1 января года. Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.

Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему: Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов, представительств, дочерних компаний.

В этом случае обеспечивается единая систематизация документов всей компании группы компаний. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения: Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения.

Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения.

Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений.

Примером такой номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком России для своих отделений; Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения.

При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один. Если номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Какие документы включим в номенклатуру? Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: Но главным источником для вас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее - с документами структурных подразделений.

Поэтому важно привлекать к этой работе сотрудников соответствующих отделов и служб, которые хорошо знают свои документы. Кроме того, в подразделениях должны составляться собственные номенклатуры дел. Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков.

Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации внутренняя и исходящая , включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц входящая.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года так называемые переходящие дела. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов.

Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров см. Не включаются в номенклатуру только печатные издания сборники, справочники и т. Структура номенклатуры и порядок ее заполнения Обычно в качестве основы для определения структуры разделов номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании.

Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах. В небольших организациях или в случае отсутствия стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф см. Примеры 2, 3.

Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы. В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры см.

Для обозначения индексов дел используются арабские цифры. Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме то есть по основным направлениям деятельности , индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: Индексы из номенклатуры дел затем используются при регистрации документов.

В 3 графе указывают количество дел томов конкретного дела. Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части тома. Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного то есть календарного года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов - постоянные или временные 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, то есть больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в году, будет исчисляться с 1 января года.

Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий.

Они отражают общие функции и вопросы организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения г.

Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе.

Однако типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей.

При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями. В акционерных обществах, помимо этого, очень важно знать и учитывать требования к срокам хранения документов, закрепленные в Положении о хранении документов в акционерных обществах.

Составление и систематизация заголовков наименований дел К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела. Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с где 01 — это номер папки с документами. А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 далее 02, 03 и т.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел которые потом будут переноситься на их обложки , как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании. Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Нужно ли разделять номенклатуру по отделам если небольшая организация

В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным. На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так: В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть. Типовая Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть. Примерная Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе.

Оформление номенклатуры дел организации

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:

Как составить номенклатуру дел

К записи комментария Елена 19 01 Составляю номенклатуру дел впервые. Как оформить графы номенклатуры дел, если есть тома или части? Хотелось бы видеть образец. Большое спасибо.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Создание номенклатуры в УТ 11

Помещено в тему: Номенклатура дел Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Зачем нужна номенклатура дел каждой организации Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

Номенклатура дел

Как составить номенклатуру дел А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: Если в организации создан представительный орган работников, то при . В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по.

.

Составление и утверждение номенклатуры дел организации

.

.

.

.

.

.

Комментарии 14
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Григорий

    Маскалия и багатые им есть что прятать, куда теперь все прятать самозанятым, когда нет некуя? Или куй в фальгу завернуть? Они куй тоже брать будут? Хотя фольга на улице валяется бесплатно.

  2. Лия

    Бедьненькие, уже не знают как людей ободрать, у нас судьи все продажные, с них начните!

  3. webckersphil

    А если я не имею ничего, ни имущества ни автомобилей, ничего. Что мне им сказать?

  4. Ефросинья

    Полностью согласен про монополию. думаю все самые прохиндеи уже по палатам сидят и в советах.

  5. nuelisting

    Полностью согласен с тем, что человек сам себя делает, что бы стать личностью (не только юристом,адвокатом , нужно постоянно самообразовываться!

  6. Изабелла

    Добрый вечер! Не знаете ли есть какие то льготы на налоги для АТОшников! Уволившихся в запас!

  7. Августа

    Хана Украине. Жаль!

  8. Андрон

    Правильно сделали что ввели, полностью поддерживаю.

  9. Серафима

    Тарас или те кто понимает в этом деле подскажите пожалуйста, мне полиция приписала 130 ст. типо я управлял маиной под наркотой.

  10. Лукерья

    Если не можешь работать:

  11. Берта

    Здесь был Вася)

  12. Сильва

    Есть ли здесь нарушение, гражданин попадается в цепкие руки правоохранителей в рамках ОРМ.У нас изъятие оформляют так,при документировании факта изъятия у покупателя составляют акт досмотра, протокол изъятия . ссылаясь на КоАП; но в законе об ОРД нет такого орм как личный досмотр,в соседнем регионе изъятие уже оформляют как актом изъятие. Вот так везде по разному.этот вопрос поднимали на конференции процессуалистов,но он остался без ответа.Я думаю правильно все таки оформлять актом изъятия,в рамках осмотра места происшествия

  13. marcotiwi1968

    В государстве с большим количеством нищих граждан вполне резонен ввод налога на сверхприбыль.

  14. Андроник

    Где они такие цифры взяли?

© 2018 sideshowpressonline.com