+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Оформление папок по номенклатуре дел образец

Оформление папок по номенклатуре дел образец

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно. Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел. Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Видеоурок «Номенклатура дел: Последние изменения законодательства»

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Основы документооборота в организации: составляем номенклатуру дел и формируем документы в дела

Годовые финансовые отчеты университета. Переписка с банком. Смета ремонта аудиторий университета. Переписка с поставщиками стройматериалов. Переписка по закупке оборудования для лабораторий и т. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности предприятия и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам и т.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел должно осуществляться централизовано по месту регистрации документов в канцелярии или у секретаря. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов например, акты, приказы, контракты. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: В дело помещают только исполненные документы подлинники или заверенные копии , оформленные в соответствии с требованиями стандартов.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело. В дело включается один экземпляр документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.

В дело формируются, как правило, документы одного года. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности Чаще всего используют вопросно-логический принцип, когда документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая система расположения документов в деле совпадает с хронологической.

Документы разных сроков хранения формируются в разные дела. В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные возвращают на доработку , подлежащие возврату, черновики, размноженные копии например, на ксероксе.

Дело не должно содержать более листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. При этом на обложке указывают номер тома. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты договора с работниками.

Приказы по основной производственной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия личные дела, личные карточки формируются по алфавиту фамилий сотрудников. При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем.

Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.

На обложке дела оформляют: Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3года. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. Эффективнее даже простые документы создавать на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис.

Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.

Все процедуры создания документов можно выполнять на ПК, оснащенном сканером и набором программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Не менее важная задача делопроизводства — это организация регистрации учета документов, а также контроль за сроками их исполнения.

Прием, учет и хранение документов нужно организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается при установлении в каждом подразделении предприятия компьютеров, связанных локальной сетью.

Необходимое условие функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ Единая государственная система документационного обеспечения управления , с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организаций.

Это значительно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.

Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилище специальным образом организованной информации и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных. Основными функциями этой подсистемы являются: Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить: Экспертиза ценности документов — отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭПК.

Смотрите так же: Налог понятие и правовые признаки Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается; рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправном повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: Второй этап экспертизы проходит на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними.

Третий этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки их хранения: Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы.

День и месяц составления документа значения не имеют. Уточнив сроки хранения документов, и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к оформлению дел. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.

Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и по личному составу.

Дела временного хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, их можно хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

Дела подлежащие полному оформлению проходят следующие этапы: Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке по датам поступления и порядковым номерам таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления во избежание ржавчины.

Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация.

При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др.

Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела.

Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.

Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника? Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист. Ольга 20 10 Здравствуйте!

К записи комментария Алена 09 02 Здравствуйте! Если переходящее дело ведется с года, закрывается в середине , с середины открывается новое дело речь идет о должностных инструкциях, которые потеряли свою актуальность и были заменены новыми и снова переходят уже в год.

Для кого обязательна В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3. Индекс состоит из двух частей: Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса разделите дефисом. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.

Как составить номенклатуру дел в организации?

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Годовые финансовые отчеты университета. Переписка с банком. Смета ремонта аудиторий университета.

Номенклатура дел организации

Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения. Что такое индекс дела Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Требования к составлению номенклатуры дел

Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Номенклатура дел

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3года. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает: Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. В первую очередь это касается создания и оформления документов с помощью текстовых редакторов.

Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые Образец заполнения опросного листа .pdf, КБ) . Постоянного хранения в папку дело на 4 прокола с описью и лист- заверитель в конце .. а как оформить с подразделениями, или писать так.

Содержание номенклатуры Номенклатура дел — понятие, сущность и функции Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел

Порядок формирования и утверждения номенклатуры Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику.

Номенклатура дел как оформить папки

.

.

.

Номенклатура дел бухгалтерии

.

.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пров

    Суть всей это моей басни в том, что если уж полезли в нелегальные дела или понимаете, что в ней каким то образом замешаны, то в них нет друзей, хороших поставщиков/подрядчиков и хороших клиентов, все пытаются прикрыть свою горящую жопу и только будучи готовым к всякому роду сюрпризам и предвидя проблемы, глядя на шаг вперед, можно спасти свою собственную жопу.

  2. hinstiti79

    Как адвокат далек от реалий предпринимательства. Если человек не дает взятку ,это значит , что он и допущен к конкурсу не будет, ни к какому более менее приличному. В этом вся система, а если кто-то делает работу плохо, то как правило это лицо аффилированное с руководством, только в этом случае плохо исполненная работа будет гарантированно принята заказчиком.

  3. Елизавета

    Тарас, расскажите, какая ответственность за управление моторной лодкой без соответствующих документов?

  4. surmonssoftne

    А вот это уже интересно, это тебе не секс в присутствии нотариуса. Спасибо, Тарас.

  5. Антонида

    Подскажите пожалуйста,какие неприятности могут ожидать человека(контролирующие органы),сдающего квартиру как физ лицо и как возможно их избежать.

  6. Олимпий

    ТАРАС, РОСКАЖИ ПЛЗ ПРО ОТВЕТСВЕННОСТЬ, ЕСЛИ ТЕБЯ НА ДВОЙНИКЕ ПОЙМАЛИ?

© 2018 sideshowpressonline.com