+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Минтруд, в свою очередь, на своем сайте разместил соответствующие комментарии по этому вопросу. Ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в ТК, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договора, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр. Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи УКЭП , обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений. Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно. По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронный документооборот. Лекц. 13.09.16 Ч2

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб.

В настоящей статье мы рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам кадровых служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с кадровыми документами.

Правовое регулирование требований к информационным системам с электронным документооборотом Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота СЭДО , не затрагивающих кадровое делопроизводство.

Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от Самое существенное в этой области - требования законодателя об обязательности мер по защите персональных данных.

Знакомясь с этим документом, следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с п. Пункты 8 - 11 указанных Требований описывают 4 уровня защищенности информационных систем, при этом для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные только своих работников и не оперирующих персональными данными третьих лиц, Требования указывают на необходимость обеспечения 2-го уровня защищенности информационной системы.

В соответствии с п. Наша справка. Уполномоченными федеральными органами, регулирующими деятельность в сфере обработки персональных данных, являются: Все кадровые СЭДО должны не реже 1 раза в 3 года проходить аудит на предмет соответствия требованиям Федерального закона от Следует учесть, что должностное лицо организации, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных, должно обладать соответствующей квалификацией, поэтому при определении требований к данному работнику нужно ориентироваться на Постановление Правительства РФ N и Приказ ФСТЭК России от Рекомендуется включить в требования к должности, зафиксированные в должностной инструкции, соответствующие положения, например, о необходимости прохождения курсов повышения квалификации по теме "Защита персональных данных" продолжительностью не менее 72 ч в лицензированном учебном центре или наличия профильного высшего образования в сфере защиты информации.

Возможно, в вашей организации есть подразделение, в обязанности которого входит защита информации или защита коммерческой тайны.

И в составе такого подразделения, скорее всего, уже есть сотрудник, чья квалификация позволяет обеспечивать выполнение требований Закона "О персональных данных" и получать положительные заключения по результатам проверок регулирующими органами.

Правовой статус электронных подписей и их использование в кадровом делопроизводстве Функционирование системы электронного документооборота неотделимо от использования специального вида собственноручной подписи для лиц, участвующих в совершении юридически значимых действий в кадровом делопроизводстве.

Речь идет о так называемых электронных подписях ЭП. Это надо знать. Любое использование ЭП в электронном кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, что следует из смысла ст.

Это могут быть следующие документы: В случае принятия данных актов и ознакомления с ними сотрудников организации документы, подписанные по соответствующим Закону N ФЗ процедурам, признаются по действующему законодательству подписанными.

На территории России порядок создания и использования электронной подписи в настоящее время регулируется Федеральным законом от В соответствии со ст. Усиленная ЭП, в свою очередь, разделяется на 2 подвида: Отличие между ними заключается в том, что квалифицированная подпись может быть выдана только специализированной организацией - аккредитованным удостоверяющим центром, неквалифицированная - удостоверяющим центром.

Требования к деятельности удостоверяющих центров изложены в ст. Для электронного кадрового делопроизводства внутри организации интерес представляет только усиленная ЭП. При этом компания при желании может создать собственный удостоверяющий центр, который при условии соблюдения в своей деятельности требований действующего законодательства будет выдавать неквалифицированные усиленные ЭП своим сотрудникам.

В соответствии с общими нормами права все, что прямо не запрещено Законом, разрешено. Федеральное законодательство не запрещает организациям учреждать собственные удостоверяющие центры.

Удостоверяющий центр организации может быть впоследствии аккредитован в порядке, установленном Законом. Для подписания электронных документов, применяемых в отношениях между работником и работодателем, стоит рассмотреть вопрос об использовании руководителем организации квалифицированной усиленной ЭП.

В противном случае при проверках контролирующих органов и возможных трудовых спорах использование неквалифицированной ЭП повлечет риск признания локальных актов работодателя графика отпусков или приказа о наложении дисциплинарного взыскания недействительными или отсутствующими с соответствующими правовыми последствиями.

Более того, в большинстве организаций руководитель для сдачи налоговой отчетности уже имеет квалифицированную усиленную ЭП, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Такие же подписи используются при участии организации в торгах на электронных площадках в соответствии с Федеральным законом от В деловой практике УЦ выдают подписи сроком действия не более 1 года для сдачи налоговой отчетности и т.

Можно заказать усиленную квалифицированную ЭП иного срока действия, если регламент УЦ это позволяет. Менее чем на 1 год ЭП заказать можно, если УЦ предлагает такую услугу. Цена ЭП на 3 месяца может быть равной цене ЭП на 1 год. Истечение годичного срока не означает недействительности подписанных ранее квалифицированной ЭП документов, они остаются юридически значимыми.

Необходимо ежегодно получать для руководителя новую ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, а услуга удостоверяющего центра по выдаче ЭП является платной. N "Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну".

В соответствии с этим документом все полученные сотрудниками носители электронной подписи должны быть выданы под расписку в соответствующем журнале поэкземплярного учета. Сотрудники организации несут персональную ответственность за их сохранность.

Однако и использование организацией свободно распространяемого программного обеспечения Linux не накладывает технологического ограничения на использование ЭП, соответствующей требованиям Закона N ФЗ.

Хорошо известная ИТ-специалистам система PGP и ее свободно распространяемая реализация GnuPG обеспечивает возможность создавать усиленные неквалифицированные ЭП, соответствующие требованиям ст.

N "Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по разработке, производству, распространению шифровальных криптографических средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных криптографических средств, выполнению работ, оказанию услуг в области шифрования информации, техническому обслуживанию шифровальных криптографических средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных криптографических средств за исключением случая, если техническое обслуживание шифровальных криптографических средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных криптографических средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя " - это если делать ЭП для сторонних заказчиков, а не для себя.

Плюсы и минусы Основной плюс при введении кадрового электронного документооборота - это, естественно, уменьшение трудозатрат и числа составленных, обработанных, согласованных и хранимых бумажных документов. А вот минусы для каждого из основных документов - свои.

Прежде всего это штатное расписание, отсутствие которого в бумажном виде может привести к некоторым сложностям в случае возникновения трудовых споров при рассмотрении их судом: Однако предугадать более широкие риски отсутствия штатного расписания в бумажном виде достаточно сложно.

А при правильном ведении электронного документооборота доказательная база собирается в полном объеме гораздо быстрее за счет распечатки данных из электронной базы. Согласитесь, что это проще, чем механически копировать данные с бумажных носителей. Каким образом доказать суду, что этот электронный распечатанный документ является полным аналогом обычного бумажного штатного расписания - отдельный вопрос.

В Письме Роструда от Если буквально трактовать данную норму, то отсутствие бумажных форм личной карточки работника и табеля учета рабочего времени не может стать нарушением и повлечь какое-либо наказание за отсутствие бумажной копии данного документа.

Главное, чтобы в электронной форме были указаны все закрепленные законодательством реквизиты, т. Однако следует помнить, что с некоторыми записями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, ответственный за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления своей подписью.

Также напомним, что согласно Приказу Минкультуры России от При наличии в организации сменного графика работы в соответствии со ст. Таким образом, при отсутствии бумажного документа с подписями работника ов об ознакомлении есть риски невыхода сотрудника на работу в смену и, как следствие, возникновения трудовых споров при увольнении за прогул.

При оформлении приказов по личному составу прием, перевод, увольнение работника, дисциплинарные взыскания возможные риски имеют как правовой, так и организационный характер. С точки зрения права при использовании неквалифицированной ЭП может возникнуть ситуация, когда центра сертификации в организации больше нет, и, следовательно, доказать, что подписанные такой ЭП приказы имеют юридическую силу, может быть проблематично.

С организационной точки зрения нужно иметь в виду, что работник может обратиться с письменным заявлением с просьбой выдать копию приказа. Каким образом юридически безукоризненно выполнять такие просьбы - организации лучше определить до внедрения СЭДО.

Заметим, что помимо запроса работника компания может получить требование суда о выдаче копий документов - невыполнение требования суда влечет вполне определенные правовые последствия. Обязательным документом является график отпусков, его отсутствие - нарушение ст.

Федеральный закон от В противном случае при проверке документ может быть признан недействительным из-за нарушения правил оформления. Своевременное уведомление сотрудника о дате начала очередного отпуска обязательно для работодателя в соответствии со ст.

В случае электронного документа придется контролировать, что работник не забыл использовать свою ЭП и подписал документ в кадровой СЭДО. Некоторые риски добавляет несоблюдение ст. Заявление на отпуск может быть оформлено в электронном виде, но в случае неисправности СЭДО возникает риск непредоставления отпуска по графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, а также привлечения к уголовной ответственности должностных лиц организации при неначислении и невыплате отпускных.

Некоторые риски информационной безопасности при использовании кадрового документооборота При использовании СЭДО необходимо понимать, что риск уничтожения или утраты единственного экземпляра кадрового электронного документа влечет заметные правовые проблемы для компании.

В отличие от термина "минимизация риска" конструкция "максимальное уменьшение" подчеркивает, что необходимо приложить "максимум усилий для минимизации риска". Существует риск приостановки нормальной работы кадровой службы при недоступности или неисправности СЭДО.

Для такого случая должны быть созданы порядок перехода на бумажный кадровый документооборот, а также порядок внесения в СЭДО созданных за этот период времени бумажных документов - после восстановления ее работоспособности.

Естественно, не надо забывать о риске намеренного или случайного изменения содержания электронного документа включая изменение резервных копий. В этом случае документ должен быть снова подписан участниками документооборота с применением надлежащих ЭП, в противном случае с правовой точки зрения будет считаться, что данный документ не подписывался никогда, т.

Правовые последствия этого факта вы можете оценить самостоятельно. Нужно учитывать, что в СЭДО может вообще отсутствовать функционал, позволяющий подписывать электронные документы задним числом. Итоги Если кратко резюмировать текущее состояние дел в области кадровых СЭДО, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного кадрового документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.

Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения трудовых споров при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.

Необходимость реализовать существенный объем организационных и технических мер при внедрении и использовании исключительно электронного кадрового документооборота делает далеко не очевидным улучшение экономических показателей деятельности организации.

Стоимость внедрения кадровой СЭДО может быть достаточно хорошо оценена, стоимость эксплуатации - более-менее хорошо посчитана, а вот с размером экономии денежных средств и сроком самоокупаемости СЭДО ошибиться легко - если неправильно оценить возникающие сложные правовые риски.

Таким образом, можно назвать один из немногих вариантов, который может быть предложен кадровой службе: При этом итоговые формы документов, наличие которых обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и хранить в юридически безупречном бумажном виде.

От автора. Статья написана с точки зрения кадрового сотрудника организации, защищающего ее интересы. Риски работников осознанно исключены из рассмотрения - о них кадровик может подумать сам на основе материала статьи. Нормативные документы 1. Федеральный закон N ФЗ "О персональных данных". Федеральный закон N ФЗ "Об электронной подписи".

Постановление Правительства РФ N 79 "О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации". Постановление Правительства РФ N "Об утверждении Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

Постановление Госкомстата N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной отчетной документации по учету труда и его оплаты". Приказ ФСТЭК России N 21 "Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

Приказ ФАПСИ N "Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну".

Перейти полностью на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве не получится

Электронный документооборот: Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей. Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Электронный документооборот — это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам. Папки на каждого сотрудника рекомендуется складывать по алфавиту согласно первой букве фамилий сотрудников, другие документы — в хронологической последовательности по факту поступления документа. Система мотивации сотрудников отдела продаж Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела.

Законы о ведении кадрового учета Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ. Важная информация С учетом нового законодательства, с года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов. Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций. Документы для ведения кадрового учета Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

Электронный документооборот: идем в ногу со временем

Зачем организациям нужен кадровый ЭДО? На протяжении нескольких лет Минтруд рассматривал возможность ведения кадрового документооборота в электронном виде. По мнению представителей социального партнерства, ставших источником этой инициативы, это позволит современным организациям значительно сократить трудозатраты и временные ресурсы, необходимые для ведения кадровых документов. На очередном заседании Минтруда замминистра подтвердила намерение работать в данном направлении. Это означает, что предприятия получат право самостоятельно выбирать, в каком виде им удобнее и выгоднее хранить HR-архивы: Для этого потребуется внедрение специализированных систем ЭДО, поддерживающих кадровый документооборот в организации. Широкими возможностями в данной области обладает программный продукт СБИС: Электронный документооборот.

С какими трудностями столкнулись работодатели при внедрении электронного кадрового документооборота

Федеральный закон от Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.

Алексей Коряков, X5 Retail Group: Технологические вызовы и преимущества ЭДО в кадровом делопроизводстве

Хотелось бы уменьшить объем бумажных документов договоры, приказы об отпусках и пр. Можем ли мы это сделать? Или подобные документы должны обязательно храниться в бумажном виде? Сложность заключается в том, что законодательством не установлен конкретный перечень документов, вести которые можно в электронном виде, и работодателю приходится самостоятельно принимать решение.

Кадровый электронный документооборот. особенности. внедрение. сложные моменты

Андреева, канд. Первоначально, в уже достаточно отдаленном от современного периода времени, поиски путей совершенствования и ускорения документооборота за счет использования средств автоматизации сводились к локальному применению их возможностей, например для выполнения экономических и бухгалтерских расчетов, для автоматизированного ведения контроля исполнения документов и справочной работы. В настоящее время система электронного документооборота организации охватывает все группы обрабатываемой документации финансовую, отчетную, организационно-распорядительную, кадровую и др.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот и делопроизводство в госсекторе

Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя. В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: Среди их задач было: По информации Минтруда от

Кадровый документооборот: какие нововведения ожидаются в 2018 году?

Кадровый электронный документооборот. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб. В настоящей статье мы рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам кадровых служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с кадровыми документами. Правовое регулирование требований к информационным системам с электронным документооборотом Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота СЭДО , не затрагивающих кадровое делопроизводство. Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о.

Дистанционные работники Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Такие трудовые отношения регламентированы российским законодательством. Об особенностях модели удаленной работы рассказывает эксперт по кадровому делопроизводству Алла Рузаева.

Юлмарт Производственным, торговым, логистическим и другим компаниям с широкой сетью филиалов, отделений и представительств особенно сложно организовать и поддерживать эффективный документооборот, тем более если он осуществляется в полном соответствии с буквой закона. Это архаичный и высокозатратный процесс. Множество документов приходится распечатывать, копировать, пересылать из локальных подразделений в центральный офис и обратно.

Новое в кадровом делопроизводстве: Ожидается, что эксперимент будет запущен с 1 января года и закончится 31 декабря года. Эксперты обсудили его преимущества и потенциальные угрозы на конференции HR Legal , организованной деловой газетой "Ведомости". Напомним, что на данный момент в трудовом законодательстве не закреплена норма, позволяющая перевести кадровые документы в электронную форму.

.

.

.

.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. eskerverscer1979

    Паборы есть и будут!Мы ребенка перевели в другую школу связи перездом И нам сразу сказали покупать парту Парта стоит 1700грн.Они же покупали эти парты на двох!Мы должны были все сами Когда отказадись покупать парту То для ребенка были созданы такие условия!Да дали ей парту Но в нее влезит только малвшь лет 5,6Парта с детсадика!И посадили ребенка в конце класса!И не смотря на то что есть справка от окулиста Что зрение плохое В оконцовки мы купили эту парту!И считай каждую недлю сдаем по 50грн

  2. fesnewatpe

    Здраствуйте у меня такой вопрос. Бабушка моей мамы подарила дом моей маме, но моя мама там не жила и 20 лет не пользовалась этим участком. Когда она захотела продать его, то оказалось что дальние родственники завладели каким то образом этим участком(они живут по соседству, возле подаренного участка и приватизировали его. Собираем документы в суд. Скажите какие шансы выиграть суд? Есть домовая книга и дом записан на маму, и есть вторая домовая книга, и он записан на других людей)

  3. gigangsufsio

    А як поснити той факт що при приїзді на укр границю з закордону, молодим людям до 35р вручають повістки і кажуть звернутись до воєнкоматів по місцю приписки. Інформацію цю вже неодноразово було підтверджено людьми в соц мережах. Чи наші прикордонники мають право вручати ті повістки?

  4. Ядвига

    Скажите если 1 из жильцов отказывается от приватизации квартиры, он будет владеть частью квартиры после приватизации?

  5. Кирилл

    Рано,или поздно растаможка будет 500-1000,как Молдове,Белоруссии.Выборы пройдут и по любому поменяют,не таможте,вы спонсируете выборы уродам.Все будет гуд.

  6. Вероника

    К сожалению большинство адвокатов разводилы и мошенники. Неоднократно с этим сталкивался.

  7. Владилена

    Только нал и никаких карт , только идиоты могут хранить типа свои деньги на карточке .

  8. Ермил

    И вас Тарас с наступающим новым годом!Продалжайте заниматься своим делом,радуйте нас и всего вам самого лучшего)))

  9. Поликсена

    Нам на юр.факе преподаватели дают много информации которую я мог бы использовать при совершении преступления, из этого и выходит поговорка: то, что вы ещё на свободе, это наша недоработка . Так получается.

  10. sortgoomboggva

    Житомир это край беспредела мусоров! У меня там бизнесс отжали в 15ом году еще и дел понавозбуждали! пидоры конченные! Надеюсь скоро им всем пиздец наступит! Лично приеду поучавствовать! они все там пидоры!

  11. Игорь

    Ну если конечно же ты ее реально не насиловал, то пусть докажет)))))

  12. akinasria

    А ещё лучше вообще не ходит на митинг, и так всё хорошо, что там делать.

  13. Панкрат

    Интересно , теперь алкаш которого я найму за банку самогона копать яму может подать в суд?😁😁или договор с ним нужно заключать?

© 2018 sideshowpressonline.com