+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Нужно ли разрабатывать номенклатуру дел для ликвидационной комиссии

Нужно ли разрабатывать номенклатуру дел для ликвидационной комиссии

Организация работы по составлению примерных номенклатур дел Схема построения примерной номенклатуры дел Составление заголовков дел Оформление примерной номенклатуры дел Применение примерных номенклатур дел В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила ведения архивного делопроизводства

Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год.

Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня.

Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году а при необходимости - уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Зачем нужна номенклатура дел? Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1.

Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел.

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.

Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. Номенклатура дел является плановым документом, так как содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет.

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс номер , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, то есть фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения см.

Пример 5. По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного до 10 лет включительно срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В ином случае она играет роль лишь учетного документа. Типы и виды номенклатур дел Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел классами в главной таблице являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей но не всегда идентичной утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.

Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела класса 01 в главной таблице выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией на уровне руководства.

Пример 1 СвернутьПоказать Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа. В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации.

Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов классов в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Пример 2 СвернутьПоказать Приведем примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора: Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления , но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения.

Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел с указанием их примерных индексов , заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел? Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства2 , в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти3. Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются: Основные правила работы архивов организаций.

Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного то есть обязательного для применения - в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения утв.

Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в году, совсем недавно признан утратившим силу согласно приказу Федерального архивного агентства от Перечни типовых архивных документов со сроками хранения типовые перечни являются нормативными документами и имеют обязательный характер.

Типовые перечни служат нормативной основой для разработки: Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России , могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел, которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции.

Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, может установить экспертная комиссия ЭК или центральная экспертная комиссия ЦЭК самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ЭПК архивного учреждения.

Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации. Алгоритм разработки В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве: Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства.

Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает визирует ее проект, но не может быть ответственным за ее составление.

Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

По общему правилу номенклатура дел организации сводная должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений.

Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

Классификационная схема Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации.

На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности.

Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации.

Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях.

В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы разделы содержания типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема главная таблица.

Пример 2. До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных не иерархических маркетинговых, клиентских и т.

Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться подшиваться, формироваться в этом деле.

Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов. Известны шесть признаков заведения дел: При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел.

Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел: Вид документа - его содержание:

Основные требования к составлению номенклатуры дел

При указании раздела обязательно проставляется ин-декс. Первым разделом указывают службу ДОУ документационное обеспечение управ-ления , потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др. В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Как составить номенклатуру дел? Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры реестра дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура , нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле. Делопроизводство и архивное дело, термины и определения Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7. В стандарте приводятся значения следующих понятий: Комплексы документов Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения. В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел конкретных заголовков дел и сроков хранения с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году а при необходимости - уточнить заголовки дел и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел. Зачем нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел, образец

Кроме того, номенклатура дел: Существует три вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Раздел 3. Организация работы с документами Часть 3.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно - методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно - методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Основные требования к составлению номенклатур дел 2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Как правильно составить номенклатуру дел

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: CHROTOM

Номенклатура дел в организации "Отдел кадров коммерческой организации", , N 4 В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени например, неделя или месяц , часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел. Виды номенклатуры дел В соответствии с п.

Практическое руководство: разрабатываем номенклатуру дел организации

Основные требования к составлению номенклатуры дел Реклама Основные требования к составлению номенклатуры дел. Упорядочение документов. В процессе деятельности любой организации, независимости от организационно-правовой формы и формы собственности образуются документы, которые составляют документальный фонд. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Основой оперативного хранения документов является правильная организация их в делопроизводстве. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел, передачу их в ведомственный архив в соответствии с требованиями ГОСТОв, нормативно-методическими документами Росархива, а также ведомственными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел.

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел Общие положения Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел далее - методические рекомендации имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности. Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления ДОУ и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий. Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия далее - организации с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

Номенклатура дел в организации

Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени например, неделя или месяц , часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Как правильно составить номенклатуру дел

Протокол ЭК от С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы — это смотрите в следующей статье на этом сайте.

Следовательно, при полной заинтересованности в результатах своего труда сотрудники службы документационного обеспечения управления должны хорошо представлять себе процесс разработки данного документа. Схема построения номенклатуры дел организации Разработке номенклатуры дел организации предшествует большая организационно-методическая работа, а именно необходимо изучить следующие комплексы документов:

.

.

.

Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Христофор

    Тарас, здравствуйте! Не подскажите, сколько будет стоить подать заявление в суд на полицию?

  2. Злата

    Еще раз доказал что эту систему нужно демонтировать!

  3. miretna

    Че за бред? 70кусков за дедову волгу? А не проще забастовку\революцию замутить? Выгнать этих дебилов, с их законопроектами.

  4. Адриан

    Наша полиция всегда на стороне народа! 22.09.18 в сб около 04:50

  5. Пульхерия

    1)правда ли это

  6. Адриан

    Порошенко гнида создала провокацию что бы усидеть на кресле.

  7. Людмила

    Первым делом нужно взять зонтик)))

  8. Лидия

    Все эти ваши адвокаты хуяты проституция с конституцией и прочая пиздота!

  9. bioprojuc

    Помню я ни когда не скидывался, и был самый глупый, кандидат на второй год,

  10. soundseasnakon

    Еще один пункт добавить нужно:Для человека Русского по происхождению особый путь получения.в виде упрощения сроков проживания и прочего

  11. cmisreustatab

    Тарас, добрый день! Есть ли у Вас видео о том, как продать квартиру на территории ДНР/ЛНР? Если по факту, то ситуация такая: еще за два года до войны жена и теща забрали из Луганской области бабушку(мать по состоянию здоровья(болезнь Альцгеймера), чтобы предоставить ей полноценный уход в связи с таким диагнозом. В итоге у бабушки там осталась квартира. А вскоре началась война и в той квартире уже лет 5-6 никого нет. Как на сейчас встал вопрос о продаже, так как идут слухи, что местная власть отжимает или будет отжимать бесхозное жилье. А как это сделать в нынешних реалиях не понятно. Тем более что бабушка, в силу необратимых изменений мозга, не является дееспособной, чтобы решать такие вопросы.

  12. dlewincafer

    Срок давности по ч.4, ст.159 УК 10 лет, а не 15.

  13. bonpajuncsing

    Расскажы какие риски при покупке квартиры у банка или коллекторов которые забрали ее за долги?

  14. Кир

    А про возмещение вреда, ущерба ремонтом чего ни чего не сказал? у меня черный хайландер по каскао двери коричневым цветом дальтоники покрасили.

  15. Станимир

    А простым ''подследственным, подозреваемым, задержанным и т.д. в России, на первом этапе следствия, нужно знать только 2 правила, 1-е ''чистосердечное признание прямой путь в зону (пусть доказывают!), и 2-е если ''оппонент жив, то ваше слово будет против его, а если мёртв, то следствию придётся ''принять вашу версию развития событий! Не буду врать, что проверено на себе, но, ''кое какие факты это подтверждают. А в дальнейшем, конечно, наём адвоката и т.д. Только, в последнее время, услуги адвоката, даже очень ''популярного, дорогого и распиаренного не смогут Гарантировать Защиту Ваших Прав согласно действующим в РФ Законам! Прискорбно! ''Человек подвержен Соблазну. А адвокат, он, тоже человек.

© 2018 sideshowpressonline.com